コンピュータも使い込んでくると困るのがファイル管理です。
とにかく文書が多すぎて、何をどう整理すればよいのか、分からなくなります。そこでアイデア。
１ フォルダは原則的に月別につくる。
クラスの名簿作成というのは、原則的に４月にしか行いません。運動会の計画は８月の仕事です。そう考えると〔クラス名簿〕とか〔運動会〕とかいったフォルダを山ほど作るのはばかげたことです。〔４月〕とか〔９月〕といったフォルダをつくっておけばその月ごとになるたびに、開いて作成しなおせばいいだけのことです。もちろん、それらは〔月別〕というフォルダの中にひとまとめにしておきます。
２ 月別にできないフォルダには二桁の番号
ただし、しょっちゅう参照するために月別にできないフォルダもかなり残ります。そしてそのフォルダにも参照頻度の差が生まれます。
私はこの場合、参照頻度の高いフォルダ順に「１０ △△△△」「２０ ××××」というふうに番号を振ります。こうしておくとフォルダ内で頻度順に並んでくれますから、格段に見つけやすくなります。
１０、２０・・・１０飛ばしに振るのは、あとから頻度順をあげたい場合、たとえば５０番に振ったフォルダを３０番より前に移動したいときは、「５０」を消して「２５」と振れば３０番の前に上がってくれるからです。
３ ファイルには番号として日付をつける。
ファイリングの難しさは、「フォルダを少なくすればフォルダ内のファイルの数が増え」、「ファイル数を減らそうと思えばフォルダ数が増え」て、どちらにしても検索が難しくなるという点です。
そこで私は、文書名の最初に「2007.09.29 小数のかけ算プリント（１）」といったふうに、日付をつけておくことにしました。フォルダ内の［名前］のタグを押すとファイルが名前順に一番上から並んでくれるからです。
しかし日付を打っておくことの最大のメリットは検索です。
膨大な文書の中から必要なものを探し出す手がかりは、ひとつにはファイル名ですが、これが素直につけてない場合も多く、毎回きちんと整理された名前をつけているわけでもありません。あとは「◯◯月ごろ作成したのになあ」といった日時に関するあいまいな記憶だけです。
ファイル名の前に日付をつけておくと、たとえば「2007.09.29 小数のかけ算プリント（１）」の場合、「去年の９月ごろつくったな」と思い出して、検索ワードに「2007.09」を入れるだけで去年の９月に作成した文書があちこちのフォルダからずらっと出てきますから、すぐに見つかるのです。
ちょっとやってみてください。
